El PLA DE FORMACIÓ com a factor d’èxit i avantatge competitiu

     1. Què és un pla de formació?

Un pla de formació és un document que reuneix un conjunt d’accions formatives orientades a millorar els coneixements, les habilitats i les competències de les persones d’una Organització, amb l’objectiu de que aquestes continuïn essent competitives, puguin millorar la seva productivitat, s’adaptin a les noves necessitats del seu lloc de treball i a les exigències del mercat.

Cal recordar que:

“Els llocs de treball són “vius”, evolucionen  constantment i cada vegada ho fan més ràpid. Això requereix de persones amb capacitat d’adaptació, flexibilitat i disposades a aprendre i a desaprendre de forma contínua”

Les exigències del mercat actual i la competència, fan que la necessitat d’estar al dia o fins i tot per davant, siguin una clau per a l’èxit d’una Organització i un avantatge competitiu.

      2. Quan és millor fer el pla de formació?

El millor moment per tancar les accions del pla de formació és a principis d’any. Podríem començar  a preparar el que puguem durant el novembre i/o desembre. És important tenir un pressupost orientatiu abans que acabi l’any i més o menys saber cap a on aniran “els trets”. Al gener/febrer cal enllestir els detalls i les accions concretes. El que seria “rematar la feina”.

Com moltes altres coses, cal fer-ho amb temps, depenent del nombre de treballadors/es, del nostre desenvolupament i professionalització en matèria de gestió de persones o polítiques de Recursos Humans (RH); la informació a recollir pot provenir de molts punts diferents. Cal fer-ho amb planificació per evitar els errors que comento més avall en aquest mateix article.

    3. Qui ha de fer el pla de formació?

El pla de formació hauria d’estar liderat per l’Àrea de gestió de persones o Recursos Humans (RH).

L’Àrea de gestió de persones o RH és una àrea de servei que actua com a facilitador d’aquest procés i de moltes altres polítiques. D’aquesta Àrea n’ha de sorgir el document definitiu, que estarà alimentat per altres àrees i persones.

Tothom s’hi ha de comprometre i aportar la informació que RH necessita.

Quan formem part d’una Organització on la funció de gestió de persones o RH no està clara o no hi ha una àrea com a tal, aquesta funció de lideratge en aquest projecte haurà de recaure sobre algú que coordini el procés i disposi de les eines necessàries.

En últim terme, aquesta funció es pot externalitzar o recolzar-se en un professional extern que guiï i assessori a una persona interna assignada per l’Organització.

   4. Com es detecten les necessitats formatives que alimentaran el pla de formació?

Hi ha diferents fonts de les que s’alimenta -o es pot alimentar- un pla de formació. Les més importants són de les necessitats sorgides de:

• La conversa d’acompliment del Sistema de Gestió de l’Acompliment. D’aquí haurien de sorgir objectius quantitatius i qualitatius que podrem impulsar a través de formació i reflectir en el pla de formació.
• L’adequació entre persona – lloc de treball. El GAP o diferència entre el perfil ideal necessari en un lloc de treball i el que ens ofereix la persona que l’ocupa. Aquesta possible diferència ens dóna moltes pistes o claus per a establir necessitats formatives.
• Noves necessitats o exigències del lloc de treball. Els llocs de treball evolucionen, així com les exigències del mercat. Cal assegurar que el personal no quedi enrere i proporcionar-los la formació necessària per seguir el ritme de creixement.
• Un procés de Coaching. Un dels grans “regals” d’un procés de Coaching és el de crear consciencia en el Coachee o client. És a partir d’aquesta nova consciencia que poden sorgir necessitats de formació i/o de desenvolupament.
• Els plans de carrera o successió. Preparar persones per a cobrir llocs de treball, ja sigui per promoció interna o per polivalència. Les necessitats en aquest cas sorgiran de la comparació entre el perfil del futur lloc de treball, i el perfil que ens ofereix la persona amb la que estem pensant perquè l’ocupi.
• Sol·licitud explícita dels treballadors/es. Cal escoltar les sol·licituds dels treballadors/es i les seves inquietuds. L’ideal és que aquests interessos estiguin alineats amb els de l’Organització. De vegades no és així. En aquests casos, cal valorar la resposta depenent de l’aportació de la persona i del seu paper a l’Organització i a l’equip. La formació de vegades també pot ser utilitzada com a incentiu o premi.
• L’observació directa. Es poden donar casos de persones que no siguin conscients d’una àrea de millora i que sigui a través d’altres persones que suggereixin una acció formativa. El més important en aquests casos és arribar a un acord. No té cap sentit que algú faci una formació si no sent de veritat que l’ha de fer i/o que té que millorar.

En aquest punt em permeto un consell:

“No contractis a ningú que cregui que ho sap tot i no necessita aprendre. Millor que aquest tipus de persones les tingui teva competència!! “

   5. Quins són els errors més comuns d’un pla de formació?

Els errors més comuns o típics d’un pla de formació són els següents:

• No invertir en formació per a les persones. Avui dia, tal i com estan les exigències del mercat i els competidors, si no inverteixes en formació -perdoneu la meva rotunditat-, com a Organització estàs firmant la teva condemna de mort.
• Ésser reactius enlloc de proactius. És a dir, realitzar un pla a partir de les inquietuds o peticions que demostren algunes persones. La formació ha d’implicar a tothom i ha d’estar liderat per l’Organització.
• El “cafè per a tothom”. Basar-se només en una relació de cursos varis, esperant a que les persones s’hi apuntin, sense valorar si és o no necessari per al lloc de treball.
• No planificar-ho i/o fer-ho de pressa i corrent per “complir”. Si ho fem així, vol dir que no tenim plena consciència de la importància de la formació, o no tenim prou temps…En tot cas, no tindrà l’eficiència ni l’impacte que busquem… i haurem perdut un any!!!
• No fer-ho perquè no hi ha ningú que ho sàpiga fer o per que no es disposa del temps per fer-ho. Ambdues raons són una excusa. Com hem dit abans, hi ha fórmules per externalitzar-ho. El pla de formació cal fer-lo senzill i adaptar-lo a l’estructura de cada Organització.
• No disposar de pressupost per a la formació. Vol dir que per a l’Organització no és important o prioritari formar a les persones. Hi ha Organitzacions que tracten la formació com un cost. La formació és una inversió!!…a no ser que aquesta Organització estigui pensant en el seu tancament o en mantenir-se en la mediocritat.

En aquest punt voldria recordar que:

“Un dels aspectes que ajuden a seduir (retenir) el talent de les persones i evitar que aquestes (les bones), marxin, és oferir-los desenvolupament i creixement constant”

   6. Què hauria de tenir un bon pla de formació?

El document que finalment serà el nostre pla de formació hauria de comptar amb aquests apartats bàsics:

• Públic objectiu (persones, equips, àrees, departaments…).
• Necessitats formatives detectades.
• Objectius o necessitats a cobrir (què volem aconseguir?).
• Relació d’accions formatives (títol de l’acció formativa, objectius, metodologia, nº hores,…).
• Dades dels formadors o proveïdors (perfil, empresa, metodologia, cost…).
• Calendari d’accions i convocatòries (horaris, llocs, persones).
• Necessitats logístiques (material, aules,…).
• Avaluació de les activitats (enquestes o altres avaluacions).
• Pressupost (per a cada acció, per a col·lectius i/o àrees, global).

“Un bon pla de formació és aquell que es capaç de reflectir d’una forma més fidel, les necessitats que sorgeixen de la pròpia evolució dels llocs de treball i de les exigències del mercat”

Bé, espero haver-te aportat valor en aquest article i tinguis més clar com afrontar un pla de formació. Voldria tancar aquest post amb 3 frases sobre formació que van sorgir de 3 persones de referència:

“Només hi ha quelcom pitjor que formar als teus empleats i que marxin… No formar-los i que es quedin”. Henry Ford

“Forma bé a la gent perquè pugui marxar, tracta’ls millor per que no ho puguin fer”. Richard Branson.

“Si creus que la formació és cara… prova amb la ignorància”. Derek Bok

Salut! No deixis mai de formar-te i de formar al teu equip!

Ah! Si t’interessa la formació i vols rebre el nostre catàleg de formació amb més de 10 cursos y 12 workshops o programes de curta durada, participa en una enquesta de només 2 preguntes relacionades amb la formació. No et portarà més de 2′!!  Participa en l’enquesta AQUÍ

Una forta abraçada i moltes gràcies per ser-hi. Cuida’t!

Josep Moulines

Psicòleg del Treball i de les Organitzacions · Executive & Teams Coach · Consultor de RH · Formador