El PLAN DE FORMACIÓN como factor de éxito y ventaja competitiva

1. ¿Qué es un plan de formación?

Un plan de formación es un documento que reúne un conjunto de acciones formativas orientadas a mejorar los conocimientos, las habilidades y las competencias de las personas de una Organización, con el objetivo de que estas continúen siendo competitivas, puedan mejorar su productividad, se adapten a las nuevas necesidades de su puesto de trabajo y a las exigencias del mercado.

Cabe recordar que:

“Los puestos de trabajo están «vivos», evolucionan constantemente y cada vez lo hacen más rápido. Esto requiere de personas con capacidad de adaptación, flexibilidad y dispuestas a aprender y desaprender de forma continua”

Las exigencias del mercado actual y la competencia hacen que la necesidad de estar al día o incluso por delante, sean una clave para el éxito de una Organización y una ventaja competitiva.

2. ¿Cuándo es mejor hacer el plan de formación?

El mejor momento para cerrar las acciones del plan de formación es a principios de año. Podríamos empezar a preparar lo que podamos durante noviembre y/o diciembre. Es importante tener un presupuesto orientativo antes de que acabe el año y más o menos saber hacia dónde irán «los tiros». En enero/febrero es necesario terminar los detalles y las acciones concretas. Lo que sería «rematar el trabajo».

Como muchas otras cosas, hay que hacerlo con tiempo, dependiendo del número de trabajadores/as, de nuestro desarrollo y profesionalización en materia de gestión de personas o políticas de Recursos Humanos (RRHH); la información a recoger puede provenir de muchos puntos diferentes. Hay que hacerlo con planificación para evitar los errores que comento más abajo en este mismo artículo.

3. ¿Quién debe hacer el plan de formación?

El plan de formación debería estar liderado por el Área de gestión de personas o Recursos Humanos (RRHH).

El Área de gestión de personas o RRHH es un área de servicio que actúa como facilitador de este proceso y de muchas otras políticas. De esta Área debe surgir el documento definitivo, que estará alimentado por otras áreas y personas.

Todo el mundo debe comprometerse y aportar la información que RRHH necesita.

Cuando formamos parte de una Organización donde la función de gestión de personas o RRHH no está clara o no hay un Área como tal, esta función de liderazgo en este proyecto deberá recaer sobre alguien que coordine el proceso y disponga de las herramientas necesarias.

En último término, esta función se puede externalizar o apoyarse en un profesional externo que guíe y asesore a una persona interna asignada por la Organización.

4. ¿Cómo se detectan las necesidades formativas que alimentarán el plan de formación?

Hay diferentes fuentes de las que se alimenta -o puede alimentarse un plan de formación. Las más importantes son de las necesidades surgidas de:

• La conversación de desempeño del Sistema de Gestión del Desempeño. De aquí deberían surgir objetivos cuantitativos y cualitativos que podremos impulsar a través de formación y reflejar en el plan de formación.
• La adecuación entre persona – puesto de trabajo. El GAP o diferencia entre el perfil ideal necesario en un puesto de trabajo y lo que nos ofrece la persona que lo ocupa. Esta posible diferencia nos da muchas pistas o claves para establecer necesidades formativas.
• Nuevas necesidades o exigencias del puesto de trabajo. Los puestos de trabajo evolucionan, así como las exigencias del mercado. Hay que asegurar que el personal no quede atrás y proporcionarles la formación necesaria para seguir el ritmo de crecimiento.
• Un proceso de Coaching. Uno de los grandes «regalos» de un proceso de Coaching es el de crear conciencia en el Coachee o cliente. Es a partir de esta nueva conciencia que pueden surgir necesidades de formación y/o de desarrollo.
• Los planes de carrera o sucesión. Preparar personas para cubrir puestos de trabajo, ya sea por promoción interna o por polivalencia. Las necesidades en este caso surgirán de la comparación entre el perfil del futuro puesto de trabajo, y del perfil que nos ofrece la persona con la que estamos pensando para que lo ocupe.
• Solicitud explícita de los trabajadores/as. Hay que escuchar las solicitudes de los trabajadores/as y sus inquietudes. Lo ideal es que estos intereses estén alineados con los de la Organización. A veces no es así. En estos casos, hay que valorar la respuesta dependiendo de la aportación de la persona y de su papel en la Organización y en el equipo. La formación a veces también puede ser utilizada como incentivo o premio.
• La observación directa. Se pueden dar casos de personas que no sean conscientes de un área de mejora y que sea a través de otras personas que sugieran una acción formativa. Lo más importante en estos casos es llegar a un acuerdo. No tiene ningún sentido que alguien haga una formación si no siente de verdad que la tiene que hacer y/o que tiene que mejorar.

En este punto me permito un consejo:

“No contrates a nadie que crea que lo sabe todo y no necesita aprender. ¡¡Mejor que este tipo de personas las tenga tu competencia!!”

5. ¿Cuáles son los errores más comunes de un plan de formación?

Los errores más comunes o típicos de un plan de formación son los siguientes:

• No invertir en formación para las personas. Hoy día, tal y como están las exigencias del mercado y los competidores, si no inviertes en formación -perdonad mi rotundidad-, como Organización estás firmando tu condena de muerte.
• Ser reactivos en lugar de proactivos. Es decir, realizar un plan a partir de las inquietudes o peticiones que demuestran algunas personas. La formación debe implicar a todo el mundo y debe estar liderado por la Organización.
• El «café para todos». Basarse sólo en una relación de cursos varios, esperando a que las personas se apunten, sin valorar si es o no necesario para el puesto de trabajo.
• No planificarlo y/o hacerlo deprisa y corriendo para «cumplir». Si lo hacemos así, quiere decir que no tenemos plena conciencia de la importancia de la formación, o no tenemos suficiente tiempo… En todo caso, no tendrá la eficiencia ni el impacto que buscamos… y habremos perdido un año !!!
• No hacerlo porque no hay nadie que lo sepa hacer o para que no se dispone del tiempo para hacerlo. Ambas razones son una excusa. Como hemos dicho antes, hay fórmulas para externalizarlo. El plan de formación hay que hacerlo sencillo y adaptarlo a la estructura de cada Organización.
• No disponer de presupuesto para la formación. Si ocurre esto, quiere decir que para la Organización no es importante o prioritario formar a las personas. Hay Organizaciones que tratan la formación como un coste. ¡¡La formación es una inversión!!… a no ser que esta Organización esté pensando en su cierre o en mantenerse en la mediocridad.

En este punto quisiera recordar que:

“Uno de los aspectos que ayudan a seducir (retener) el talento de las personas y a evitar que éstas (las buenas), se vayan, es ofrecerles desarrollo y crecimiento constante»

6. ¿Qué debería tener un buen plan de formación?

El documento que finalmente será nuestro plan de formación debería contar con estos apartados básicos:

• Público objetivo (personas, equipos, áreas, departamentos …).
• Necesidades formativas detectadas.
• Objetivos o necesidades por cubrir (¿qué queremos conseguir?).
• Relación de acciones formativas (título de la acción formativa, objetivos, metodología, nº horas, …).
• Datos de los formadores o proveedores (perfil, empresa, metodología, coste …).
• Calendario de acciones y convocatorias (horarios, lugares, personas).
• Necesidades logísticas (material, aulas, …).
• Evaluación de las actividades (encuestas u otras evaluaciones).
• Presupuesto (para cada acción, para colectivos y/o áreas, global).

«Un buen plan de formación es aquel que refleja de una forma más fiel, las necesidades que surgen de la propia evolución de los puestos de trabajo y de las exigencias del mercado»

Bien, espero haberte aportado valor en este artículo y tengas más claro cómo afrontar un plan de formación. Quisiera cerrar este post con 3 frases sobre formación que surgieron de 3 personas de referencia:

«Sólo hay algo peor que formar a tus empleados y que se vayan… No formarlos y que se queden » Henry Ford

«Forma bien a la gente para que pueda irse, trátalos mejor para que no lo puedan hacer»  Richard Branson

«Si crees que la formación es cara… prueba con la ignorancia». Derek Bok

¡Salud! ¡No dejes nunca de formarte y de formar a tu equipo!

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Un fuerte abrazo y muchas gracias por estar ahí. ¡Cuídate!

Josep Moulines

Psicólogo del Trabajo y de las Organizaciones · Executive & Teams Coach · Consultor de RRHH · Formador